Tehnici demonstrate pentru un Time Management eficient

Multitudinea de evenimente care se desfășoară concomitent în țară, dar și în lume, precum și presa care ne furnizează la minut toate actualitățile ne determină să pierdem focusul la locul de muncă sau de la activitățile pe care le avem de făcut. Înțelegem cât de important este să te menții conectat la sarcini, ca să te poți bucura în final de rezultatele pe care ți le dorești. Ca să îți venim în ajutor, am pregătit mai jos câteva tehnici demonstrate pentru un Time Management Eficient.

Cea mai prețioasă resursă este timpul. Nu lăsa săptămânile să se transforme în luni, iar lunile în ani.

David Allen, autorul bestseller-ului „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, susține că e posibil să-ți faci toate task-urile, dar și să te bucuri din plin de timpul liber sau de momentele petrecute alături de cei dragi. Cum? Cu ajutorul tehnicii GTD (Getting Things Done), concept ce presupune elaborarea unui sistem prin care să gestionezi atât jobul, cât și viața personală.

 

Metoda Getting Things Done:

În epoca multitasking-ului, este un „must” să-ți treci toate task-urile din minte pe foaie și este una din cele mai eficiente metode pentru a deveni mai productiv. Eliberând creierul de gândurile care îți consumă energia, îți va crește eficiența și creativitatea. O astfel de listă cu task-uri ar trebui să fie prelucrată în 5 pași:

1. Colectarea – notează toate sarcinile pe care urmează să le realizezi, fără a le oferi prioritate sau clasificare. Notează tot ce vă vine în minte.

2. Tratarea taskurilor – odată ce ai enumerat toate sarcinile, clasifică-le conform criteriilor: „Am o acțiune de făcut în legătură cu această sarcină?” și „Este o prioritate”? Dacă răspunsul este nu, atunci arhivează pentru moment acest task, dacă răspunsul este da, atunci există 2 scenarii:

  • Dacă realizarea sarcinii va dura mai puțin de 2 minute – îndeplinește această sarcină imediat;
  • Dacă realizarea durează mai mult de 2 minute – treci la următorul pas: organizează!

3. Organizarea – acum este momentul potrivit pentru sistematizarea sarcinilor și stabilirea unui plan de acțiuni. Lasă pentru moment sarcinile care sunt în „stand-by” (depind de o persoană terță, ești în așteptarea unui document etc). Dacă task-ul poate fi trecut în statut „done”  în mai puțin de 2 minute execută acea sarcină imediat. Dacă nu, planifică executarea acesteia, păstrând obiectivele finale sau rezultatele așteptate având în vedere următoarele:

  • Amânare – uneori este util să amâni. Definește un deadline ținând cont de volumul de lucru pe care îl ai.
  • Delegare – selectează o persoana potrivită pentru a realiza sarcina și informeaz-o privitor la intrări și ieșiri astfel încât sarcina să fie realizată corect și eficient;
  • Planificare – revizuiește proiectele, completează cu sarcini suplimentare și monitorizează-le regulat.

3. Revizuirea – nu este suficient doar să te organizezi bine, trebuie să monitorizezi care este progresului sarcinilor tale, precum și să faci un bilanț al proiectelor care sunt finalizate și cele care se află în derulare.

4. Acționare – ideea de bază este să îți optimizezi eficiența la locul de muncă. Bazându-te pe o metodă dovedită fără a-ți schimba profund funcționarea zilnică, eviți eșecul. Acționează în funcție de opțiunile pe care le-ai ales în timpul pașilor anteriori.

5 step approach

Alte recomandări importante:

Sarcinile pe care le ai de realizat notează-le la trecut. Astfel, creierul le va percepe ca acțiuni deja finalizate. De exemplu: la 08:00 am alergat, la 10:00 am fost la curs. Această idee este susținută de Grant Cardone.

Un alt truc este să îți planifici activitățile dificile în prima jumătate a zilei. Vei fi mai odihnit și mai focusat pentru a le realiza și totodată e mai puțin probabil să le amâni până în momentul în care acestea vor deveni o urgență.

Este recomandat să vă notezi totul în agendă seara pentru a doua zi, deoarece vei putea preconiza cu ce obstacole o să te confruntați în ziua următoare.

 

Tehnica Pomodoro:

Cu toții suntem distrași din diverse motive, indiferent că lucrăm de acasă sau la birou. Începând cu notificările de pe smartphone până la colegii de birou, plus amânarea, una din trăsăturile umane comune – ajungem să facem lucrurile aproape întotdeauna mai greu decât ar fi normal.

Atunci când întâmpini dificultăți în a rămâne concentrat în sarcină sau faci multitasking, tehnica Pomodoro îți vine în ajutor. Aceasta pornește de la împărțirea timpului în mai multe intervale, în care focusul cade pe o singură sarcină. Cu alte cuvinte, în loc să lucrezi la raport, să arunci un ochi pe mail, să dai rapid câteva telefoane la clienți și eventual să verificați rețelele de socializare, te axezi să faci un singur lucru într-un interval de timp definit.

Pomodoro

Prin experiențe succesive, s-a stabilit că lungimea optimă a unui Pomodoro este de 25 minute, adică lucrezi 25 minute neîntrerupt la un singur task și îți iei apoi 5 minute pauză. După 4 intervale a câte 25 minute, iei o pauză mai lungă de 15 – 30 minute. Ai putea folosi un cronometru pentru monitorizarea exactă a timpului. Este foarte important să controlăm mediul în care lucrăm. Din acest motiv este recomandat să punem telefonul pe silențios și să-l ținem cât mai departe de noi.

 

Matricea Eisenhower:

Ești într-o continuă criză de timp și nu reușești să faci față deadline-urilor? Ei bine, în acest caz este necesar să îți pui în ordine activitățile, mai exact, să le prioritizezi cu ajutorul instrumentului de time management creat de Dwight D. Eisenhower.

Această metodă presupune o matrice simplă a prioritizării sarcinilor și se bazează pe 4 categorii:

1. Sarcini urgente și importante – aici vor fi trecute task-urile pe care le faci acum și de care depinde viitorul tău;

2. Sarcini importante dar care nu sunt urgente – în această categorie poți trece activitățile de dezvoltare profesională, activități fizice și sociale care cresc calitatea vieții. Aici este necesar de implementat planificarea obiectivelor pentru a nu deveni urgente;

3. Sarcini urgente dar care nu sunt importante – aici ai posibilitate să delegi activitățile tale unor persoane de încredere, nefiind activități importante și pe care le poți verifica ulterior;

4. Sarcini care nu sunt importante și nici urgente – în această categorie vei include activitățile care îți ocupă timpul inutil și nu au un impact asupra vieții personale și profesionale (atunci când dai scroll fără nici un scop pe rețelele de socializare).

 

Timpul nu-l poți împrumuta și nici cumpăra. Fără obiective clare, timpul și eforturile vor fi zădarnice. Așadar, în fiecare zi stabilește prioritățile și de câteva ori pe zi verifică la ce etapă ești. Dar, dincolo de a folosi timpul în mod smart, nu uita să iei pauze periodic, care să te ajute să îți eliberezi mintea și să îți ofere o nouă doză de energie. ?

Facebook
Twitter
LinkedIn