Множество событий, происходящих одновременно в стране и мире, а также средства массовой информации, снабжающие нас самыми свежими новостями, заставляют нас терять концентрацию на работе или на делах, которыми мы должны заниматься. Мы понимаем, как важно не отвлекаться от работы, чтобы в итоге добиться желаемых результатов. Чтобы помочь вам, мы подготовили ниже несколько проверенных техник эффективного управления временем.
Самый ценный ресурс — это время. Не позволяйте неделям превращаться в месяцы, а месяцам — в годы.
Дэвид Аллен, автор бестселлера«Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity», утверждает, что можно успеть сделать все свои дела и при этом наслаждаться свободным временем или временем, проведенным с близкими. Как? С помощью техники GTD (Getting Things Done), которая предполагает разработку системы управления как работой, так и личной жизнью.
Метод Getting Things Done:
В эпоху многозадачности необходимо записывать все задачи на бумаге, и это один из самых эффективных способов стать продуктивнее. Освобождение мозга от мыслей, отнимающих энергию, повысит вашу эффективность и творческий потенциал. Такой список дел нужно проработать в 5 шагов:
1. Соберите — запишите все задачи, которые вам нужно выполнить, не расставляя приоритеты и не ранжируя их. Записывайте все, что приходит вам в голову.
2. Обработка задач— после того как вы перечислили все задачи, распределите их по категориям в соответствии с критериями: «Есть ли у меня действие, которое нужно выполнить по этой задаче?» и «Является ли она приоритетной»? Если ответ «нет», то отложите эту задачу на время, если «да», то есть два сценария:
- Если выполнение задачи займет менее 2 минут — выполните ее немедленно;
- Если это займет более 2 минут — переходите к следующему шагу: организуйте!
3. Организация — сейчас самое время систематизировать задачи и составить план действий. Оставьте на время задачи, которые находятся в режиме ожидания (они зависят от третьего лица, вы ждете документ и т. д.). Если задачу можно перевести в статус «сделано » менее чем за 2 минуты, выполняйте ее немедленно. Если нет, спланируйте ее выполнение, не забывая о конечных целях или результатах:
- Откладывание — иногда откладывать полезно. Установите крайний срок в зависимости от объема работы.
- Делегирование — выберите подходящего человека для выполнения задачи и проинструктируйте его обо всех тонкостях, чтобы задача была выполнена правильно и эффективно;
- Планирование — пересматривайте проекты, включайте в них дополнительные задачи и регулярно контролируйте их выполнение.
3. обзор — недостаточно просто быть хорошо организованным, необходимо отслеживать ход выполнения задач, а также подводить итоги завершенных и текущих проектов.
4. Действие — основная идея заключается в том, чтобы оптимизировать свою эффективность на работе. Опираясь на проверенный метод и не меняя кардинально свою повседневную работу, вы избежите провала. Действуйте в соответствии с теми вариантами, которые вы выбрали на предыдущих этапах.
Другие важные рекомендации:
Задачи, которые вам предстоит решить, записывайте в прошлом. Так ваш мозг будет воспринимать их как завершенные действия. Например: в 08:00 я вышел на пробежку, в 10:00 я пошел на занятия. Эту идею поддерживает Грант Кардоун.
Еще одна хитрость — планировать сложные дела на первую половину дня. Вы будете более отдохнувшими и сосредоточенными, чтобы выполнить их, а также с меньшей вероятностью будете откладывать их до тех пор, пока они не станут неотложными.
Вечером полезно записать в ежедневник все дела на следующий день, так вы сможете предугадать, с какими препятствиями столкнетесь на следующий день.
Техника «Помодоро»:
Мы все отвлекаемся по разным причинам, независимо от того, работаем ли мы дома или в офисе. От уведомлений на смартфоне до коллег по офису, а также от промедления, одной из наших общих человеческих черт — в итоге мы почти всегда делаем все медленнее, чем обычно.
Когда вам сложно сосредоточиться на задаче или работать в режиме многозадачности, на помощь приходит техника Pomodoro. Она заключается в том, что вы делите свое время на несколько интервалов, в течение которых концентрируетесь на одной задаче. Другими словами, вместо того чтобы работать над отчетом, заглядывать в электронную почту, делать несколько быстрых звонков клиентам и, возможно, проверять социальные сети, вы сосредотачиваетесь на выполнении одного дела в определенный промежуток времени.
Путем последовательных экспериментов было установлено, что оптимальная продолжительность Pomodoro составляет 25 минут, то есть вы работаете 25 минут без перерыва над одной задачей, а затем делаете 5-минутный перерыв. После 4 интервалов по 25 минут вы делаете более длительный перерыв на 15-30 минут. Для точного контроля времени можно использовать секундомер. Очень важно контролировать обстановку, в которой вы работаете. Поэтому лучше поставить телефон на беззвучный режим и держать его как можно дальше от себя.
Матрица Эйзенхауэра:
Вы постоянно испытываете нехватку времени и не укладываетесь в сроки? В таком случае вам нужно привести свои дела в порядок, а точнее, расставить приоритеты с помощью инструмента управления временем, созданного Дуайтом Д. Эйзенхауэром.
Этот метод включает в себя простую матрицу приоритетности задач, основанную на 4 категориях:
1. Срочные и важные задачи — сюда попадают задачи, которые вы выполняете сейчас и от которых зависит ваше будущее;
2. Задачи важные, но не срочные — в эту категорию можно отнести профессиональное развитие, физическую и социальную активность, которая повышает качество вашей жизни. Здесь необходимо осуществлять планирование целей, чтобы не стать срочными;
3. Срочные, но неважные задачи — здесь у вас есть возможность делегировать свои дела людям, которым вы доверяете, так как они не важны и вы сможете проверить их позже;
4. Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными — в эту категорию попадают дела, которые отнимают у вас время без необходимости и никак не влияют на вашу личную и профессиональную жизнь (когда вы бесцельно прокручиваете страницу в социальных сетях).
Время, которое нельзя одолжить или купить. Без четких целей время и усилия будут потрачены впустую. Поэтому каждый день расставляйте приоритеты и несколько раз в день проверяйте, на каком этапе вы находитесь. Но помимо разумного использования времени, не забывайте регулярно делать перерывы, чтобы очистить разум и зарядиться энергией. ?
